Lösungen — robyflow Projects

Weniger verwalten.
Mehr erledigen.

Projekte, Team-Auslastung, Kunden, Verträge, Rechnungen und Controlling in einem Tool – mit automatischer Zeitplanung, die Engpässe meldet, bevor ein Meilenstein platzt. Und mit dem robyflow Hub arbeiten Sie direkt mit KI an Ihren Projekten.

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Tool statt Insellösungen
Auto
Zeitplanung
Live
Frühwarnung
projects.robyflow.com
robyflow Projects Dashboard mit Kennzahlen, Stundenplanung, Meilenstein-Frühwarnung und Projektkarten
Das Problem

Wenn der Meilenstein platzt,
ist es zu spät.

In vielen Büros liegen Projektplan, Stundenzettel, Kundenliste und Rechnungen in getrennten Tools. Ob ein Termin noch zu halten ist, rechnet niemand nach – bis er nicht mehr zu halten ist.

Ohne robyflow Projects
  • Projektplan in Excel, Stunden auf Papier
  • Termine werden geschätzt, nicht berechnet
  • Überlastete Mitarbeiter fallen erst spät auf
  • Kunden-E-Mails gehen im Postfach unter
  • Abrechnung und Controlling hinken hinterher
Mit robyflow Projects
  • Ein Tool für Projekte, Team, Kunden und Finanzen
  • Zeitplan entsteht automatisch aus Aufwand und Prioritäten
  • Meilenstein-Frühwarnung inkl. Engpass-Mitarbeiter
  • E-Mails werden zu Tickets und Projekten zugeordnet
  • Rechnungen aus Stunden und Verträgen, Deckungsbeitrag live
Projektmanagement

Vom Dashboard bis zur
einzelnen Aufgabe.

Alle Ansichten greifen auf dieselben Daten zu. Ändern Sie eine Priorität, aktualisieren sich Zeitstrahl, Auslastung und Frühwarnung sofort.

projects.robyflow.com/uebersicht
Dashboard mit Kennzahlen und Meilenstein-Frühwarnung

Dashboard

Aktive Projekte, geplante und geleistete Stunden, Deadlines und nicht zugewiesene Tasks auf einen Blick.

  • Stundenplanung als Ausblick über die nächsten Wochen
  • Team-Auslastung als eigene Linie im selben Chart
  • Meilenstein-Frühwarnung für alle Projekte
Meilenstein-Frühwarnung

Sie sehen heute, welcher Termin in vier Wochen wackelt.

Für jeden Meilenstein berechnet robyflow Projects, ob er erreichbar ist. Grundlage ist die Prioritätenliste jedes Mitarbeiters über alle Projekte hinweg – nicht eine Schätzung.

Ist der Puffer negativ, wird der Meilenstein als gefährdet markiert, inklusive Name und Aufgabe der Person, bei der der Engpass liegt. Priorisieren Sie um, ist die neue Prognose sofort da.

Logistikhalle Nordwind · Meilenstein 30. Okt. · voraussichtlich fertig 03. Nov. · 4 Tage zu spät · Engpass: Thomas Maier
Klinik-Erweiterung MedCare · Meilenstein 10. Okt. · 8 Tage Puffer
projects.robyflow.com/projektdetail
Meilenstein-Zeitstrahl im Projektdetail
Auto-Scheduling

Kein Startdatum pflegen. Der Plan rechnet sich selbst.

Sie geben den Aufwand in Stunden ein, robyflow Projects plant. Jeder Mitarbeiter arbeitet seine Liste der Reihe nach ab, Vorgänger-Aufgaben müssen erst fertig sein, Urlaub und Meetings werden berücksichtigt.

  • Eine Buchung, ein Statuswechsel oder eine neue Priorität löst sofort eine Neuberechnung aus
  • Mehrere Zugewiesene arbeiten parallel, der Aufwand teilt sich
  • Überzug und Deadline-Konflikte werden pro Task markiert
projects.robyflow.com/gantt
Gantt-Diagramm mit automatisch geplanten Aufgaben
KI-Arbeitsbereich · robyflow Hub

Fragen stellen.
Im Projekt bleiben.

robyflow Projects und robyflow Hub sind eine Arbeitsumgebung. Die KI kennt Status, Meilensteine und Aufgaben Ihrer Projekte – und Ergebnisse landen dort, wo weitergearbeitet wird.

projects.robyflow.com/ki-hub
KI-Chat mit Meilenstein-Check über alle Projekte, Ursache, Vorschlag und Aktionen Als Aufgabe speichern und Als Notiz speichern

Chat über alle Projekte

Der Projektmanagement-Roby beantwortet Fragen zu Status, Meilensteinen, offenen Aufgaben und gebuchten Stunden – zum Beispiel, welche Meilensteine gefährdet sind und warum.

  • Antwort als Aufgabe oder Notiz speichern
  • Chat-Historie und Suche
  • Persönliche To-dos und Notizen daneben
Kunden & Finanzen

Vom ersten Lead
bis zum Deckungsbeitrag.

CRM, Angebote, Verträge, Rechnungen und Controlling sind direkt mit Ihren Projekten verknüpft. Sie sehen pro Kunde, was ein Auftrag tatsächlich einbringt.

projects.robyflow.com/kunden/pipeline
Vertriebs-Pipeline als Kanban mit Deals

Vertriebs-Pipeline

Deals wandern per Drag & Drop von Lead über Opportunity zum Kunden. Ein Kunde kann mehrere Deals in unterschiedlichen Phasen haben.

  • Priorität, Wahrscheinlichkeit, nächster Schritt
  • Offenes Volumen und Win-Rate
  • Follow-ups mit Erinnerung
Digitale Personalakte · Pflicht ab 2027

Personalakten digital – günstig und rechtzeitig vor 2027.

Ab 2027 wird die digitale Personalakte Pflicht. In robyflow Projects ist sie ein eigenes Modul: Jede Mitarbeiterakte bündelt Dokumente nach Kategorien, Aufbewahrungsfristen und einen lückenlosen Änderungsverlauf – ohne separates HR-System.

  • Kategorien von Arbeitsvertrag bis Sozialversicherung, sensible Bereiche gesondert geschützt
  • Aufbewahrungsfristen, Löschprozess und Löschsperren
  • Protokoll aller Zugriffe und Änderungen, Dokumente mit Versionen
  • Organigramm, Standorte, Abteilungen und Akten-Export
projects.robyflow.com/personalakte
Mitarbeiterakte mit Dokumentkategorien, Version, Aufbewahrungsfrist und Status
projects.robyflow.com/personalakte/mitarbeiter
Überblick einer Mitarbeiterakte mit Kategorien, zuletzt geänderten Dokumenten und letzten Aktivitäten
Alle Module

Nur einschalten,
was Sie brauchen.

Jedes Modul lässt sich pro Organisation aktivieren oder deaktivieren. Starten Sie mit dem Projektmanagement und erweitern Sie später.

Projekte

Projekte & Aufgaben

Projektdetail, Kanban, Meilensteine, Checklisten und Kommentare.

Projekte

Auto-Timeline

Stundenbasierte Planung mit Abhängigkeiten und Abwesenheiten.

Team

Zeiterfassung

Stunden pro Task buchen, auswerten und exportieren.

Team

Team & Auslastung

Auslastung je Mitarbeiter, Urlaub, Meetings und Krankheit.

KI

Robys – KI Hub

Chat über alle Projekte, Projekt-Robys mit Dokumenten, Antworten als Aufgabe oder Notiz.

Kunden

CRM & Pipeline

Kunden, Ansprechpartner, Deals, Follow-ups und Win-Rate.

Kunden

Angebote & Produkte

Produktkatalog mit VK, EK und Marge, Angebote mit Status.

Kunden

Kampagnen

Budget, Kontakte, Feedback, Deals und Win-Rate je Kampagne.

Support

Tickets

E-Mails aus Microsoft 365 werden zu Tickets und Projekten zugeordnet.

Finanzen

Verträge

Laufzeiten, Kündigungsfristen und Deckungsbeitrag pro Jahr.

Finanzen

Rechnungen

Aus Verträgen oder aus Stunden und Produkten eines Projekts.

Finanzen

Controlling

Kostenstellen, Buchungen, Kontierungsregeln und Lexoffice-Sync.

Verwaltung

Personalakte

Digitale Mitarbeiterakten mit Dokumenten, Fristen und Protokoll.

Integrationen & Sicherheit

Passt in Ihre Microsoft-Umgebung.

Dokumente landen auf Wunsch in einer eigenen SharePoint-Seite pro Organisation, mit der Ordnerstruktur Ihrer Projekte und Aufgaben. Dateien, die Sie direkt in SharePoint ablegen, erscheinen auch in robyflow Projects.

Jede Datei wird mit Kunde, Projekt und Aufgabe verschlagwortet. So finden SharePoint-Suche und Copilot sie auch ohne passenden Dateinamen.

Microsoft 365 E-Mail SharePoint Online Microsoft & Google SSO Lexware / Lexoffice Excel- & CSV-Export

Getrennte Organisationen

Jede Organisation ist sauber von anderen getrennt. Ein User kann in mehreren Mitglied sein.

Rollen & Rechte

Eigene Rollen mit Rechten pro Modul: ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen.

Audit-Log

Änderungen an Rollen, Modulen und Mitgliedschaften werden protokolliert.

Benachrichtigungen

Bei Zuweisung, fertigem Vorgänger oder überschrittenen Stunden – in der App oder per E-Mail.

Für wen

Gebaut für Teams, die in Stunden abrechnen.

Architekten & Ingenieure

Leistungsphasen als Meilensteine, Honorar nach Stunden, Bauherren-Freigaben und Rückfragen von Prüfingenieuren als Tickets.

IT-Systemhäuser & MSPs

Wiederkehrende Verträge, monatliche Abrechnung, Support-Tickets aus dem Postfach und Projekte beim Kunden in einem System.

Agenturen & Dienstleister

Mehrere Projekte parallel, ein Team mit begrenzter Kapazität und Kunden, die wissen wollen, wann ihr Auftrag fertig ist.

robyflow Projects

Bereit, Projekte aktiv zu steuern?

Melden Sie sich direkt an oder lassen Sie sich robyflow Projects in einer kurzen Demo mit Ihren eigenen Projekten zeigen.

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Erstgespräch kostenlos. Einrichtung und Datenübernahme auf Wunsch durch robyflow.